Digitalisierung von Hochschulverwaltungen

Berlin, 12. und 13. Juni 2023

Nachfolgend finden Sie die Dokumentation unserer Veranstaltung:

• Konferenzbericht
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• Präsentationen

Die Digitalisierung von Hochschulverwaltungen wurde in den letzten Jahren im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes an den Hochschulen mit erheblichen Fortschritten vorangetrieben. Sie bietet auch für Anrechnungs- und An­er­ken­nungs­ver­fahr­en große Potentiale zur Vereinfachung der Prozesse für Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeitende. An dieser Einschätzung setzte die von MODUS am 12. und 13. Juni in Berlin ausgerichtete Tagung an, die sich explizit an Hochschulleitungen und CIOs richtete.

Im Mittelpunkt des ersten Konferenztages stand die Frage, wie die weitere Digitalisierung der Hochschulverwaltungen gelingen kann. In ihrer Eröffnungsrede hob die Staatssekretärin im Bundesministerium für Bildung und Forschung, Prof. Dr. Sabine Döring, die zentrale Bedeutung digitaler Prozesse für europäische Bildungswege hervor. Sie betonte, dass dabei die Potenziale digitalisierter Verwaltungsverfahren zukünftig für die Mobilitätsförderung und Hochschulzusammenarbeit ausgeschöpft werden. Auch im Hinblick auf die Durchlässigkeit zwischen hochschulischen und außerhochschulischen Bildungswegen unterstrich die Staatssekretärin die Notwendigkeit digitalisierter Verwaltungen.

In der anschließenden Eröffnungsdiskussion (Prof. Dr. Christian Ammer, Georg-August-Universität Göttingen; Dr. Jens-Peter Gaul, Hochschulrektorenkonferenz; MinDirig Peter Greisler, Bundesministerium für Bildung und Forschung; Dr. Sandra Westerburg, Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege, Berlin; Prof. Dr. Günter M. Ziegler, Präsident, Freie Universität Berlin) und den nachfolgenden Impulsbeiträgen diskutierten Expert:innen und Vertreter:innen aus den Hochschulen den derzeitigen Umsetzungsstand, bewerteten die gesammelten Erfahrungen des Corona-bedingten Digitalisierungsschubs und erarbeiteten gemeinsame Entwicklungsperspektiven. In der Diskussion wurde früh die Dringlichkeit des Konferenzthemas und der Bedarf an hochschulweit implementierten und genutzten digitalen Infrastrukturen, insbesondere im Hinblick auf die IT-Sicherheit, deutlich.

Die Diskussion des ersten Konferenztages war unter anderem geprägt von der Frage nach der Optimierung übergreifender, zwischen Bund und Ländern abgestimmter Digitalisierungsstrategien. Begrenzte Ressourcen, Fachkräftemangel sowie nationale und europäische Anbindung wurden dabei als Gründe für die Notwendigkeit gemeinsamer technischer Lösungen, IT-Strukturen und Datenstandards angeführt. Als zentrales Element für zukünftige Digitalisierungsbemühungen identifizierten die Diskutant:innen in diesem Zusammenhang den Ansatz, gemeinsame IT-Lösungen zu skalieren und zu transferieren, um die Entwicklung von Einzellösungen zu vermeiden. Die Umsetzung stoße jedoch, so eine Einschätzung, derzeit noch an Grenzen, die zum Teil aus den abweichenden rechtlichen Rahmenbedingungen in den Bundesländern, aber auch aus den unterschiedlichen Verwaltungskulturen an den Hochschulen resultierten.

Als weitere, nur politisch zu überwindende Hürden wurden die Wettbewerbsfähigkeit der Hochschulen bzw. des öffentlichen Dienstes bei der Rekrutierung von IT-Personal, die Möglichkeiten einer nachhaltigen Unterstützung der Hochschulen beim Aufbau von Strukturen (in Abgrenzung zur Projektförderung) sowie die Anpassung des Datenschutzes und das Vergaberecht thematisiert.

Zudem wurde die Frage aufgeworfen, ob die Zusammenarbeit der Hochschulen bei der Digitalisierung von administrativen Prozessen auch durch die Konkurrenz um Studierende und Personal beeinflusst und verhindert werde. Im Rahmen der Impulsbeiträge wurde jedoch deutlich, dass nur wenige Verwaltungsleistungen profilbildend für die Hochschulen sind und somit gute Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit z. B. im Rahmen des „Einer für Alle“-Prinzips des OZG bestehen.

Am zweiten Konferenztag standen die Möglichkeiten der Digitalisierung von Anerkennungs- und Anrechnungsverfahren im Fokus. Vorgestellt und diskutiert wurden sowohl übergreifende Lösungen wie die Plattform für inter*nationale Studierendenmobilität (PIM) als auch Ansätze, die in einzelnen Fachbereichen und Hochschulen entwickelt wurden. Darüber hinaus wurden in Impulsbeiträgen Ansätze zur strategischen Entwicklung und Umsetzung von digitalen Anerkennungsprozessen sowie Möglichkeiten eines begleitenden Projektmanagements aufgezeigt.

Dabei wurde deutlich, dass die Digitalisierung mit der Überprüfung und ggf. Neugestaltung bestehender Prozesse beginnen muss, bevor diese digital übersetzt und gestaltet werden können. Betont wurde zudem, dass Einzellösungen auch vor dem Hintergrund einer nachhaltigen Entwicklung hinterfragt werden müssen. Einigkeit bestand in der Diagnose, dass die großen Herausforderungen bei der Digitalisierung von Anerkennungs- und Anrechnungsprozessen weniger in der technischen Realisierung als vielmehr im notwendigen Kulturwandel in den Organisationen zu verorten sind.

Auch in der Abschlussdiskussion wurde noch einmal deutlich, dass die Verwaltungsdigitalisierung ein wesentliches Thema der Organisationsentwicklung ist, zu dessen Gelingen die frühzeitige Einbindung der Lehrenden in den Fachbereichen sowie der Mitarbeitenden in den Verwaltungsorganisationen entscheidend beiträgt. Die Einschätzung, dass sinkende Studierendenzahlen und Fachkräftemangel die Bedeutung der Verwaltungsdigitalisierung in absehbarer Zeit enorm erhöhen, gleichzeitig ihre Entwicklung dynamisieren und die Veränderungsbereitschaft in den Hochschulen weiter steigern werden, wurde schließlich von den Expert:innen und Teilnehmenden geteilt.

Die Digitalisierung der Hochschulverwaltung aus Sicht des OZG
Katrin Hauenschild, Umsetzungskoordinatorin, Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt

Digitalisierung der administrativen Prozesse
Ingrid Bohr, Leitung der Kooperationsunterstützung bwUni.digital

Verwaltungsdigitalisierung aus Sicht der Kanzler:innen
Dietmar Smyrek, Vizepräsident für Personal, Finanzen und Hochschulbau, Technische Universität Braunschweig

Einführung in die Digitalisierung und Standardisierung von Anerkennungs- und Anrechnungsverfahren
Dr. Laila Scheuch und Wilhelm Schäfer, Hochschulrektorenkonferenz

Vorstellung Plattform für Inter*nationale Studierendenmobilität (PIM)
Dr. Wolfgang Radenbach, Leiter des Bereichs Digitalisierung in Studium und Lehre, Georg-August-Universität Göttingen, und Gerald Lach, Mitarbeiter am innoCampus, Technische Universität Berlin

Auf dem Weg zur Digitalisierung von Anerkennungsfragen
Prof. Dr. Jörg-U. Keßler, Rektor, Pädagogische Hochschule Ludwigsburg, und Dr. Michael Krüger, Projektleiter des International Digital Education Network, Pädagogische Hochschule Ludwigsburg

Zwei Thesen und Handlungsempfehlungen: Wie die Digitalisierung gelingen kann
Prof. Dr. Aloys Krieg, Prorektor für Lehre, Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen

Das „Dezernat Digitale Transformation und Akademisches Controlling“ der Verwaltung der Universität Duisburg Essen
Jens Andreas Meinen, Kanzler, Universität Duisburg-Essen, und Thomas Lipke, Dezernent für Digitale Transformation und Akademisches Controlling, Universität Duisburg-Essen

Anerkennungssoftware VALIANT
Dr. Diether Maack, Universität Augsburg

Zentrale Dokumentation zur Leistungsanerkennung (ZeDoLa)
Nermin Karaoglu, Hochschule Bielefeld